Digitalización
Servicio de digitalización de documentos
Desde Ditenor somos conscientes de la importancia de realizar este trabajo, pero también de lo tedioso que supone para la empresa, por eso te ofrecemos nuestro servicio de digitalización.
¿En qué consiste la
digitalización de documentos?
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
La digitalización de documentos de las empresas es una realidad que tanto las PYMES como las organizaciones más grandes llevan varios años implementando en aras de una mayor productividad y eficiencia. Son cada vez más los negocios que se benefician día a día de la transformación digital, adaptándose a los cambios tecnológicos que obligan a dar un paso más allá.
Si todavía manejas cantidad de papeleo en la oficina o tienes un archivo antiguo en papel es hora de dar el primer paso: convertir tus documentos, del formato papel a electrónico. Eso es básicamente la digitalización.
Pero, ¿qué hay que considerar antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
Importancia de la digitalización de los documentos
Debido al avance de la tecnología, no tener los documentos en formato digital puede suponer una gran pérdida de tiempo y dinero. Si tu negocio aún no ha dado ese paso, es hora de ir planteando el cambio para no quedarte atrás en una era tecnológica en la que si no avanzas en este sentido, será complicado sobrevivir.
Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. Así se reducirían los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada hasta su posterior consulta.
Formas de digitalizar la información:
Cuando se piensa en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que nos venga a la mente sea la cantidad de tiempo que se necesita para escanear a mano múltiples documentos. Pero afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a la forma: existen escáneres con una gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.
Al comenzar con el proceso, será necesario determinar si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.
Si se hace de forma manual, es decir, la propia empresa escanea los documentos, existen softwares específicos que permiten la digitalización de documentos. Hay programas gratuitos si la información a digitalizar es muy baja; o de pago, si se busca realizar de forma más profesional. Por otro lado, también está la opción de implementar un gestor documental con el módulo de captura o digitalización de documentos.
Ventajas de digitalizar documentos
Olvídate de estanterías y cajoneras repletas de archivos, carpetas, documentos...Eso forma parte del pasado. No dejes que te "coman" los papeles en el despacho porque esa imagen está obsoleta y no es la que tu negocio debe dar.
Es quizás la principal ventaja de la digitalización de documentos, por la que la mayoría de empresas dan el paso. La rapidez con la que podrás acceder a todos tus documentos habrá rentabilizado buena parte de tu inversión.
Encuentra lo que necesitas tan sólo tecleando una o varias palabras en tu ordenador. Un cliente no se merece esperar porque los empleados necesiten tiempo para buscar un documento. La rapidez se valora y todos queremos respuestas y soluciones en el menor tiempo posible.
Echar la llave a ese cajón donde guardas información confidencial no será necesario. Con la digitalización puedes proteger tus documentos bajo claves de acceso y restringir a los usuarios que quieras. La pérdida o sustracción de información ya no será un riesgo.
Seguramente conoces algún caso de pérdida de documentos de una empresa tras una inundación o un incendio. Es algo imprevisible que puede ocurrir en cualquier negocio. Esos documentos nunca volverán y eso puede acarrear daños a terceros que podrían dejar de confiar en tus servicios.
Lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricciones según usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción de la información.
No será necesario que vayas a la oficina para consultar o enviar un documento. Si los tienes digitalizados podrás acceder a ellos desde cualquier lugar, cuando estés en una reunión o una comida de empresa. Tan solo necesitas tu móvil o tablet. Fácil, ¿verdad?
¿Cómo sería el proceso?
Aunque las fases variarán en función del programa de gestión que se contrate para realizar la digitalización de documentos, en general, las etapas serán las siguientes:
Recogida de los documentos en cualquier punto donde esté ubicada la empresa
Eliminación de cualquier elemento de unión de los documentos como clips o grapas, extraer de los originales de carpetas, bolsas… y clasificación de forma manual si fuera necesario. Este es el paso que mayor tiempo implica.
Será necesario escanear la documentación para pasarla a formato digital. Esto se podría realizar manualmente, si la cantidad de información no es muy elevada, o mediante una empresa especializada si es mucha documentación. La capacidad del escáner condiciona la duración de este paso.
A través de una herramienta de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), se podrá transformar la imagen de la página en texto. Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con el que se esté trabajando.
Almacenamiento de la información para una futura búsqueda o consulta. Este último paso es fundamental debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información.
Es importante seleccionar adecuadamente al proveedor de dichas soluciones puesto que será relevante para el éxito del proyecto. Son varios los requisitos a tener en cuenta para la selección del partner.
Tras la digitalización, ¿ahora qué?
En la mayoría de las empresas, una vez escaneada la documentación, se pasará a realizar su destrucción de forma segura. Pero en algunos casos puede ser que exista información sensible que también se quiera mantener en formato papel. Esto será una decisión que dependerá del tipo de empresa y de la documentación en cuestión.
Otro aspecto importante será el realizar una copia de seguridad (back-up) de la documentación digitalizada. Así, se facilitará el no perder la información en caso de que se elimine el archivo digital. Esto supondrá tener otra versión de los documentos que evitará futuros problemas ante la pérdida de información.
También hay que destacar que la digitalización por sí sola no sirve: es necesario que los documentos se encuentren ordenados por un índice y que se pueda acceder fácilmente a ellos. Lo importante del proceso es hacer la información accesible para que se puedan realizar futuras consultas.
